Собираете чемоданы для переезда за границу, поступаете в зарубежный университет или готовитесь к сделке с иностранной недвижимостью? Первым, с чем вы столкнетесь при подаче бумаг в иностранные ведомства станет требование подтвердить их юридическую силу, а значит вам надо понимать как получить апостиль. Официальная справка, выданная в вашей стране, за ее пределами для зарубежного чиновника будет просто листок с непонятной печатью.
Чтобы бумагу признали за рубежом, требуется специальная процедура признания. Однако апостиль документов нужен далеко не всегда, така как всё зависит от конкретного государства назначения и типа справки. Ошибка в процедуре оформления может стоить сорванной визы, потере места в вузе или сорванной сделки. В этом руководстве мы разберем, как устроена легализация документов, куда обращаться для каждого вида бумаг, сколько это стоит и как пройти процесс без лишних бюрократических процессов.
Что из себя представляет апостиль и для чего он нужен
Определяя, что такое апостиль, важно понимать. что он не является переводом или нотариальным заверением. Это стандартизированная форма подтверждения подлинности документа.
Физически штамп апостиль представляет собой квадратную печать (размером не менее 9×9 см) с четко регламентированными заголовками на французском и национальном языках. Его подшивают к бумагам или проставляют на самом оригинале.
Главной целью апостилирования документов является подтверждение для иностранного государства, что роспись и печать на вашем свидетельстве, дипломе или справке настоящие, а должностное лицо действительно имело право их ставить.
Этот штамп содержит название ведомства, кто именно удостоверил бумагу и в какой должности, его собственноручную подпись, а также реестровый номер и день внесения записи.
Существует четкое международное правило о том, в каких странах действует апостиль. Он признается только в государствах, присоединившихся к Гаагской конвенции от 5 октября 1961 года (сегодня это более 120 государств).
Но бывает и такие случаи, когда апостиль не нужен:
- Международные договоры. Если у двух государств есть взаимный договор о правовой помощи, по которому легализация друг для друга не нужна.
- Консульская легализация. Если страна назначения не подписывала Гаагскую конвенцию (например, ОАЭ, Египет, Китай, Канада), стандартный апостиль для использования за границей не подойдет, поэтому придется проходить более сложную цепочку заверений.
Апостиль или консульская легализация – в чём разница
Главный вопрос, который возникает при подготовке бумаг: нужен ли вам апостиль или консульская легализация? Выбор зависит исключительно от страны, куда вы подаете файл.
Разберем, чем апостиль отличается от легализации в таблице:
| Параметр | Проставление апостиля | Консульская легализация |
| Применимость | Страны-участницы Гаагской конвенции 1961 года | Страны, не входящие в Гаагскую конвенцию |
| Процедура | Одноэтапная: штамп ставит одно профильное ведомство | Многоэтапная: Минюст — МИД — консульство страны назначения |
| Универсальность | Документ со штампом действует во всех странах Гаагской конвенции | Документ легализуется строго под одну конкретную страну |
| Сроки и сложность | Быстрее и дешевле | Дольше, сложнее и дороже |
Если принимающая страна входит в список участников конвенции, то почти всегда достаточно штампа. Если нет, тогда придётся проходить полную легализацию.
Какие документы подлежат апостилированию
Перед тем как подавать заявления в ведомства, выясните, какие документы подлежат апостилированию. Штамп можно поставить далеко не на любую бумагу с печатью.
Обычно оформления апостиля запрашивают для следующего пакета документов:
- Свидетельства, фиксирующие факты смерти, брака, рождения или развода;
- Документы об окончании учебы и академические выписки;
- Справки, подтверждающие отсутствие уголовного преследования;
- Постановления судебных органов;
- Нотариально заверенные доверенности и письменные согласия;
- Архивные выписки.
На трудовые книжки, коммерческие контракты, военные билеты, водительские удостоверения и загранпаспорта апостиль не проставляют, так как по правилам Конвенции это не публичные официальные акты.
На что ставить апостиль – копию, перевод или оригинал
Куда именно ставится апостиль на документы, зависит от требований принимающего ведомства конкретной страны.
Существует три основных варианта:
- Апостиль на оригинальные бумаги. Потребуется для документов ЗАГС, дипломов об образовании или справки об отсутствии судимости.
- Апостиль на нотариальную копию. Если на сам оригинал поставить штамп нельзя либо если принимающая сторона допускает сканированный документ.
- Апостиль на нотариальный перевод. Иногда зарубежные органы требуют так называемый двойной штамп. В таких случаях сначала апостиль ставится на оригинал, затем делается нотариальный перевод, и уже на подпись нотариуса ставится вторая печать.
В некоторых странах требуют штамп именно на оригинал, в других спокойно принимают нотариальную копию. Перевод чаще всего делают после проставления апостиля, но иногда порядок обратный. Поэтому первый шагом всегда будет уточнить требования того органа, куда вы будете подавать документы.
Как поставить апостиль – пошаговая инструкция
Процесс проставления штампа требует системного подхода. Попытка сдать документы без предварительной подготовки почти всегда заканчивается отказом на этапе приема. Для успешного получения апостиля следует соблюдать строгую последовательность:.
- Шаг 1. Получите требования принимающей стороны. Уточните у вуза, миграционной службы, работодателя или нотариуса за границей: нужен ли штамп, на какой именно документ (оригинал или копию) и необходим ли перевод.
- Шаг 2. Проверьте документ. Бумага должна быть читаемой, без повреждений, с четкой печатью и подписью. Старые бланки иногда приходится менять на дубликаты.
- Шаг 3. Определите компетентный орган. ЗАГС, Минюст, суды. Универсальной единой организации чаще всего нет.
- Шаг 4. Подготовьте заявление и комплект. Обычно нужны сам документ, прошение, паспорт и квитанция об оплате госпошлины. Иногда требуют дополнительную копию.
- Шаг 5. Подайте документы для апостиля. Подача возможна лично, через представителя по доверенности или в ряде случаев через порталы госуслуг / МФЦ (зависит от страны и региона).
- Шаг 6. Получите и проверьте апостиль. После получения внимательно посмотрите: правильно ли указаны ФИО, название документа, дата и подпись. Ошибки лучше исправлять сразу.
Сколько стоит апостиль и сколько времени занимает
Стоимость и сроки за оформление апостиля сильно зависят от страны и конкретного ведомства. В большинстве случаев госпошлина составляет фиксированную сумму за один документ, а срок изготовления займет от одного до нескольких рабочих дней. При срочном оформлении через посредников цена растёт. Точные цифры нужно смотреть на официальном сайте уполномоченного органа на момент подачи.
Почему могут отказать в проставлении апостиля
Чаще всего отказывают в следующих случаях:
- Документ поврежден или текст нечитаем.
- Подпись или печать не соответствуют образцам.
- Документ не относится к публичным.
- Представлен не тот вид документа (например, требуют оригинал, а принесли простую копию).
- В заявлении указаны неверные данные.
Иногда проблему решает получение дубликата или нотариальное удостоверение копии.
Сколько действует апостиль и можно ли использовать его повторно
Сам апостиль бессрочен. Он подтверждает подлинность подписи и печати на момент проставления. Однако принимающая сторона может устанавливать свои требования к времени действия документа. Например, подтверждение несудимости часто просят не старше трёх–шести месяцев. В таких случаях печать, проставленная раньше этого срока, на просроченной бумаге уже не поможет и придется получать новую справку и новый штамп.
Один и тот же апостилированный документ можно использовать несколько раз, если этого не запрещают правила конкретной организации.
